Avant- propos :
Merci de visiter le site internet de Pracom et de prendre connaissance de sa politique de confidentialité (ci-après nommée Politique).
La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations personnelles jugées confidentielles. Elle traite notamment des informations liées aux activités de l’organisme et des informations concernant les membres de Pracom, les membres du conseil d’administration, les membres du personnel, les stagiaires et les bénévoles.
Elle poursuit les objectifs suivants :
- Assurer le respect et la protection de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles;
- La Politique a pour objectif d’informer les utilisateurs des raisons et de la façon dont Pracom ou toute personne agissant en son nom, va collecter et utiliser leurs renseignements personnels. Elle se veut être en langage clair afin de s’assurer un consentement éclairé des utilisateurs.
Aux fins de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » tous les renseignements sur une personne identifiable ou permettant d'identifier une personne. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces derniers afin qu’ils n’identifient plus une personne.
- Notre engagement
- Responsable de l’application des normes de protection des renseignements personnels
- Normes de confidentialité
- Conservation de documents confidentiels
- Accès aux dossiers
- Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers
- Utilisation de témoins et technologies similaires
- Types de fichiers témoins et leur utilité
- Entrée en vigueur
1. Notre engagement
- Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
- Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
- Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
- Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
- Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de Pracom;
- Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur, dont la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25.
2. Responsable de l’application des normes de protection des renseignements personnels
Amélie Duquette Séguin est responsable, ou toute personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, de la protection des renseignements personnels.
Pour la joindre, vous pouvez
3. Normes de confidentialité
- Toute personne (conseil d’administration, équipe de co-gestion, employés, bénévoles, stagiaire), qui obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations;
- Le conseil d’administration, la direction, les employés, les bénévoles et les stagiaires ne doivent pas discuter de cas, de personnes sans leur consentement ou de décisions propres à Pracom avec des personnes extérieures ou non concernées;
- Par conséquent, toutes les informations confidentielles discutées lors des réunions, des activités ou des échanges directs ou indirects qu’elles soient personnelles ou professionnelles sont confidentielles et ne doivent pas être divulguées ou discutées avec quiconque, et ce, pendant et après le service de l’emploi ou du bénévolat.
- Nous nous engageons à recueillir un consentement avant de recueillir les renseignements personnels d’une personne. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne ou par son représentant autorisé.
Les obligations suivantes doivent être respectées afin de protéger les renseignements personnels :
- Limiter la collecte de renseignements personnels : la collecte doit se limiter aux renseignements nécessaires aux fins déterminées.
- Recueillir les renseignements personnels par des moyens légaux et légitimes : sauf exception, la collecte doit se faire auprès de la personne concernée;
4. Conservation de documents confidentiels
Pracom s'engage :
- À fermer à clé les classeurs contenant les informations confidentielles des membres, des employés, des administrateurs, des stagiaires et des bénévoles, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables;
- À sécuriser la base de données par des mots de passe;
- À ne donner l'accès informatique à la base de données qu’aux employés;
- À assurer la destruction des informations lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires.
Pracom accorde la plus grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à traiter ceux-ci suivant les normes et standards de l’industrie, uniquement pour les fins pour lesquelles ils sont recueillis tel que décrit à la présente politique ou dans un avis spécifique à cet effet. Néanmoins, la sauvegarde absolue de ces derniers est impossible compte tenu des limites de sécurité inhérentes à une transmission via Internet. Les renseignements qui nous sont transmis le sont donc ultimement aux risques et périls de l’utilisateur.
Les employés et stagiaires de Pracom s’engagent :
- À garder fermé à clé les classeurs contenant les dossiers des clients;
- À conserver ou transmettre de manière sécuritaire toutes informations confidentielles qu’ils détiennent dans le cadre de leur fonction;
Comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsqu’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels, c’est pourquoi Pracom s’engage à tenir à jour un registre des incidents de confidentialité et à prendre contact avec toute personne dont les renseignements personnels seraient l’objet d’un tel incident.
5. Accès aux dossiers
Les informations confidentielles pourront être consultées sur place par la personne elle-même, par les membres du personnel de Pracom qui doivent intervenir auprès de la personne, par la direction ou toute autre personne désignée par celle-ci.
La personne qui désire consulter les informations confidentielles la concernant doit en faire la demande à un employé et détermineront ensemble du moment prévu pour la consultation. La personne peut demander la correction de ses renseignements confidentiels.
Modalités d’application de la politique de confidentialité
- La direction et le conseil d'administration sont responsables de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité;
- L’équipe de co-gestion, les employés, les stagiaires et toute autre personne désignée par l’équipe de gestion doivent remplir, dès l’entrée en vigueur de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci;
- Si un membre de l’équipe de co-gestion, un employé, un stagiaire ou un bénévole a divulgué une information confidentielle, l’autorité compétente lui impose une sanction qui peut aller de la réprimande à l’exclusion;
6. Partage et raison du partage des renseignements personnels à des tiers
Nous ne partageons pas vos renseignements personnels sans votre consentement avec des entreprises, des organisations, ni des personnes extérieures à Pracom, à l'exception de nos fournisseurs et partenaires autorisés qui ont besoin d’avoir accès aux renseignements pour les fins énumérées à la présente politique et dans les limites de celle-ci.
7. Utilisation de témoins et technologie similaires
Pracom peut utiliser des fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels invisibles, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d'information transmis par le serveur au navigateur lors d'une visite du site Internet et qui permettent d'identifier de façon unique la connexion en cours. Ces données peuvent inclure des informations telles que votre adresse Internet (IP), le type de navigateur, la version du navigateur, les pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques.
8. Types de fichiers témoins et leur utilité
Nécessaires
Les témoins nécessaires contribuent à rendre un site Web utilisable en activant des fonctions de base telles que la navigation dans les pages et l'accès aux zones sécurisées du site Web. Le site Web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins.
On y retrouve entre autres les témoins servant à l’outil de gestion des cookies permettant à celui-ci de garder en mémoire si vous avez accepté ou non les témoins.
C’est aussi la catégorie qui permet au site Web d’afficher les bonnes polices de caractère.
Préférences
Les témoins de préférence permettent à un site Web de mémoriser des informations qui modifient le comportement ou l'apparence du site, comme votre langue préférée ou la région dans laquelle vous vous trouvez.
Statistiques
Les témoins statistiques aident les propriétaires de sites Web à comprendre comment les visiteurs interagissent avec les sites Web en collectant et en signalant des informations de manière anonyme.
Nous y retrouvons les témoins de Google Analytics permettant l’analyse des comportements des utilisateurs Web, ainsi que les témoins de Facebook Pixel et de LinkedIn.
Il permet également aux vidéos importées de YouTube ou Viméo de fonctionner adéquatement.
Marketing
Les témoins marketing sont utilisés pour suivre les visiteurs sur les sites Web. L'intention est d'afficher des publicités pertinentes et attrayantes pour l'utilisateur individuel et donc plus intéressantes pour les éditeurs et les annonceurs tiers.
9. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur à la suite de son adoption par le conseil d’administration lors de la séance tenue le 2 mai 2024
